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ANEXO #2
DOCUMENTO
BORRADOR EN DISCUSIÓN.
NO CIRCULAR, NO CITAR.
PROPIEDAD INTELECTUAL DEL DAMA
GUÍA PARA LAS AUDITORÍAS AMBIENTALES.
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Según la Norma Española (UNE
150010) en su título Tipos de auditorías ambientales, una
auditoría ambiental se define como: "Examen metódico e
independiente que se realiza para determinar si las actividades y
resultados relativos al ambiente satisfacen las disposiciones
previamente establecidas, y para comprobar que estas
disposiciones se llevan realmente a cabo y que son adecuadas para
alcanzar los objetivos previstos". Para lograr que este
examen sea eficiente se requiere que la auditoría sea abierta,
cubra todos los requerimientos regulatorios ambientales, evalúe
el desempeño ambiental de la compañía, así como su Sistema De
Gestión Ambiental
De la misma forma, es conveniente
que la compañía lleve a cabo auditorías ambientales
periódicamente, proceso necesario de autoevaluación si se tiene
en cuenta que no habrá procedimientos regulatorios constantes.
También se debe realizar si se da el caso de cambios importantes
en el SGA, en los procedimientos, productos o servicios de la
organización.
Los objetivos que se quieren
alcanzar por medio de las auditorías son los siguientes:
- Ser una guía para la
implementación del SGA, en caso de que la empresa no
haya establecido alguno.
- Determinar la idoneidad y
efectividad del SGA de una organización para alcanzar
los objetivos de gestión ambiental especificados.
- Proporcionar al auditado la
oportunidad de mejorar su SGA, y con ello contribuir a la
mejora continua de su desempeño ambiental.
- Verificar el cumplimiento de
la normatividad vigente aplicable a cada empresa.
- Evaluar el SGA de la
organización.
Es de incumbencia de la compañía
auditada el:
- Informar a las partes
afectadas (comunidad y empleados) el alcance y contenido
de la auditoría.
- Nombrar un representante de
su personal que acompañará al auditor para guiarle en
el lugar donde se realiza la auditoría y proporcionarle
la información que éste solicite.
- Poner a disposición del
auditor todos los medios necesarios para asegurar el buen
desarrollo de la misma.
- Facilitar al auditor el
acceso a las instalaciones y a los equipos.
- Colaborar en lo posible con
el auditor para lograr los objetivos inicialmente
trazados.
- Determinar las acciones a
emprender derivadas de la auditoría.
Las actividades necesarias para
llevar a cabo la auditoría se explican posteriormente y deben
ser ejecutadas por auditores ambientales internos o externos que
cumplan los siguientes requisitos:
- El auditor debe tener
entrenamiento formal en:
- Temas ambientales y su
relación con los procesos administrativos.
- Leyes, regulaciones y
documentos relacionados al tema ambiental.
- Sistemas y estándares de
gestión ambiental.
- Prácticas, procesos y
técnicas de auditorías.
- Conceptos técnicos,
científicos y legales.
- Salud y seguridad médica si
hay riesgo de exposición a materiales peligrosos.
- A escala personal el auditor
debe tener los siguientes atributos y habilidades:
- Capacidad de expresarse
oralmente y por escrito.
- Talento para observar,
organizar, escuchar y comunicar.
- Mantener una posición
independiente e imparcial.
- Dar juicios basados en
evidencias objetivas.
Adicionalmente es condición
indispensable que el auditor tenga experiencia en auditorías
ambientales previas.
El auditor puede ser una persona o
equipo. En el último caso la persona a cargo debe ser la de más
experiencia y que más requisitos cumpla, teniendo en cuenta que
cada persona del grupo sólo podrá conducir los aspectos de la
auditoría en los que tenga suficiente práctica y conocimiento.
El equipo o persona que ejecuten
la auditoría son responsables de:
- Establecer los requisitos de
la auditoría en función de los objetivos.
- Actuar de acuerdo con los
requisitos establecidos para la auditoría y mantenerse
dentro del alcance de la misma.
- Preparar y realizar con
objetividad y eficacia las tareas asignadas.
- Seguir los procedimientos
definidos.
- Reunir y analizar los hechos
que sean relevantes y suficientes que permitan obtener
conclusiones relativas a la eficacia del SGA, y estar
alerta ante cualquier indicación de hechos que puedan
influir en los resultados de la auditoría y posiblemente
hacer necesaria una modificación de su alcance.
- Documentar e informar sobre
los resultados de la auditoría.
- Verificar la eficiencia de
las acciones correctivas tomadas como consecuencia de la
auditoría.
- Conservar y salvaguardar los
documentos pertenecientes a la auditoría para salvar su
confidencialidad y/o presentarlos cuando sean requeridos.
ACTIVIDADES
AUDITORÍA AMBIENTAL
(Para fines prácticos se
denominará auditor a la persona o equipo que realice la
auditoría).
1. Actividades
antes de la visita
Cronograma de la auditoría:
El programa de la auditoría debe planearse con suficiente
tiempo, y en él se deben considerar los planes y el tiempo
disponible tanto del auditor como de la empresa.
Revisión de información de la
empresa: Antes de efectuar la visita el auditor debe conocer
los aspectos básicos de la empresa que va a auditar, por medio
de entrevistas, documentos, reuniones, etc. Los objetivos de esta
revisión previa son:
- Entender los aspectos
ambientales de la compañía para utilizar eficientemente
el tiempo en la visita y asegurarse de que todos los
puntos relevantes de la evaluación serán tomados en
cuenta.
- Conocer los procesos
manufactureros desarrollados por la empresa, así como la
materia prima que se consume, los productos, los
servicios, etc.
- Familiarizarse con las áreas
próximas sensibles a impactos, fruto de las operaciones
de la empresa.
- Identificar cualquier proceso
o modificación que pueda afectar el cumplimiento de
cualquier norma o regulación.
- Clarificar aspectos técnicos
y de cumplimiento previos a la auditoría.
- Ubicar dentro de un contexto
adecuado de tiempo la revisión de todos los procesos y
actividades que necesiten evaluación.
- Formular un listado de
preguntas dirigido al personal, así como una relación
de documentos a revisar durante la visita.
- Determinar los recursos
necesarios para practicar la auditoría.
Si esta revisión previa
demuestra que los mecanismos implementados por el
auditado no son los adecuados para cumplir los
requisitos, la auditoría debe posponerse hasta que se
hayan solucionado estos inconvenientes.
Documentos a revisar: Para
una buena preparación antes de la visita el auditor debe
estudiar por lo menos los siguientes documentos:
- Informes anuales.
- Manual del SGA.
- Mapas con información de la
ubicación tanto de la empresa como de los sitios donde
descargan los desechos.
- Diagramas de flujo de los
procesos internos de la empresa.
- Descripción de las áreas
donde se llevan a cabo los procesos.
- Planos de los conductos donde
se procesa el agua y por los que pasan las descargas
sanitarias.
- Permisos y las aplicaciones a
éstos.
- Reportes de auditorías y
visitas previas.
- Listado de los materiales
peligrosos, grasas y otros que se tengan almacenados.
- Expediente(s) del DAMA o de
otra Autoridad Ambiental de la empresa.
- Muestra representativa de
reportes de emisión, de descargas, materiales
peligrosos, etc.
- Especificación de los
equipos de control, herramientas y procedimientos de
mantenimiento y chequeo.
- Programa de prevención y
respuesta a emergencias.
- Diagramas organizacionales.
- Guías, políticas, planes,
registros y reglas internas de la corporación.
- Cualquier otro documento que
el auditor crea necesario para realizar una buena
auditoría.
Si alguno de estos
documentos no pudo ser revisado antes de la auditoría,
debe serlo mientras se realiza la misma.
Protocolo de la auditoría:
Este debe ser claro para proveer un completo acercamiento a la
realización de la auditoría. En él deben presentarse todas las
actividades a cumplir en la inspección, pero manteniéndolo
flexible para prever inconvenientes o asuntos que se presenten a
última hora. Así mismo, si el auditado tiene objeciones o
alguna duda respecto a este plan, debe presentarlas al auditor
para que ambas partes lleguen a un acuerdo. Este protocolo debe
contener:
- Los objetivos y el alcance de
la auditoría y la identificación de las personas que
tengan responsabilidades en lo anterior.
- La identificación de los
documentos de referencia y los criterios de la
auditoría.
- La identificación del
auditor, las personas que lo conforman, cualificación,
etc.
- El idioma de la auditoría.
- La fecha y lugar de
realización de la auditoría.
- Las áreas a auditar.
- Fechas y duración previstas
para cada actividad de la auditoría.
- Requisitos de
confidencialidad.
- El día que se pronosticó
para la entrega del reporte de la auditoría.
Documentos de trabajo:
Estos tienen como fin facilitar las investigaciones, documentar y
comunicar las conclusiones. Ejemplos de estos son:
- Listas de verificación
preparadas por el auditor para evaluar cada elemento del
SGA.
- Tablas para recoger los
resultados de la auditoría.
- Formularios para consignar
las evidencias en las que se apoyen las conclusiones de
la auditoría.
Estos documentos de
trabajo deben ser diseñados de tal forma que no limiten
las actividades o investigaciones adicionales y que no se
habían previsto. De la misma manera deben ser archivados
por el auditor, con excepción de los que contengan
información confidencial o relativa a la propiedad
industrial e intelectual.
2. Actividades
durante la visita
- Reunión de apertura:
Esta se debe llevar a cabo para que el auditor y la
empresa comprendan que es lo que se espera de la
auditoría y revisen su agenda. Al final los
participantes de la misma deben tener claro:
- Los roles de los auditores y
de los empleados de la firma a auditar.
- El protocolo, los objetivos y
el alcance de la auditoría.
- Cualquier cambio realizado o
planeado por la empresa desde la última auditoría.
- Cronograma de entrevistas con
el personal.
- Relación de las visitas a
las distintas áreas de la institución.
- Aspectos que necesiten
verificación y explicación.
- Inspección de la empresa:
El auditor debe evaluar directamente las operaciones de
mantenimiento, manufactura, etc., tanto como sea
necesario. Esta observación debe incluir, mas no
restringirse por:
- Procesos y operaciones de
producción.
- Prácticas de manejo de
desperdicios.
- Identificación, muestreo y
análisis de vertimientos.
- Rutinas de monitoreo y
control de las emisiones de aire.
- Manejo de tanques y toneles,
así como de las substancias que en ellos se almacenan.
- Procedimientos de reporte y
registro.
- Detección de escapes y
métodos para corregirlos.
- Mantenimiento y limpieza del
equipo.
- Actividades de
perfeccionamiento e investigación respecto a las
prácticas ambientales.
- Cualquier otro procedimiento
o práctica aplicable.
Al detectarse alguna
deficiencia en alguno de los aspectos referidos en este
punto, el auditor debe tomar nota de éste y reportarlo
en la Reunión de Cierre y en el reporte de la
auditoría. En el caso de que los objetivos iniciales no
parezcan alcanzables, el auditor comunicará esto al
auditado lo antes posible, exponiendo las limitaciones
encontradas y proponiendo las medidas remediables que
crea favorables.
Entrevistas al personal de la
empresa: El auditor debe consultar con las personas indicadas
aspectos como los siguientes:
- Las operaciones que llevan a
cabo y cómo las realizan.
- Inspecciones de rutina en las
áreas de la compañía y sus acciones de soporte.
- Actividades de mantenimiento,
ya sean programadas o resultantes de emergencias
presentadas.
- Entrenamientos, cursos y
conferencias que en los que hayan participado y que
tengan injerencia en su formación ambiental.
Verificación de registros y
documentos: Además de la investigación preliminar el
auditor debe examinar los documentos necesarios durante la
auditoría para verificar el cumplimiento ambiental de la
empresa. Una buena muestra de éstos puede ser:
- Archivos requeridos para
demostrar el cumplimiento en las normas ambientales.
- Registros de los cursos de
entrenamiento de personal.
- Aplicaciones, licencias y
permisos adjudicados por las entidades ambientales.
- Resultados de los exámenes
realizados para controlar el nivel de contaminación de
los desechos, vertimientos, emisiones, etc.
- Copias de las conclusiones a
las que se llegó en inspecciones precedentes.
- Cualquier otro documento de
soporte y que merezca estudio.
Muestreo, investigación y
monitoreo: El reporte del auditor debe contener una
evaluación de los procedimientos de toma de datos,
investigación y monitoreo que realiza la compañía. Si es
posible sería adecuado hacer observaciones directas de estos
procedimientos, sobre todo si se presenta alguno de estos casos,
en los que el muestreo precisa ser realizado inmediatamente:
- Toneles, tanques u otro
contenedor de materiales tóxicos.
- Se encuentra material no
conocido.
- Los datos de análisis de
desechos son incompletos.
- Posible mala clasificación
de desperdicios.
- Manchas inexplicables o
descoloramiento en algún sector de la empresa.
- Se identifican descargas no
permitidas o que no han sido reportadas.
- Descargas permitidas tienen
apariencia cuestionable o necesitan ser caracterizadas.
- Hay sospechas de vertimiento
de materiales tóxicos o de malos manejos de
desperdicios.
Reunión de Cierre: EL
objetivo de esta conferencia es que los miembros de la empresa y
el auditor verifiquen si la agenda y las actividades de la
auditoría se cumplieron a cabalidad. En ésta se deben discutir
las posibles deficiencias que se encontraron en las operaciones
de la compañía, a las cuales se les debe dar remedio lo más
pronto posible. De la misma forma es obligación del auditor
reportar las áreas en las que no tuvo acceso, e investigar el
por qué. Por último, el auditor es responsable de solicitar
cualquier otra información que considere esencial para el buen
desarrollo del proceso de evaluación. Para la empresa es
importante la reunión pues le posibilita tener una
retroalimentación del proceso de la auditoría y del desempeño
del auditor. Como conclusión de la reunión, la empresa y el
auditor deben tener un entendimiento de lo que se espera en el
reporte de la auditoría y fijar la fecha en que éste se
entregará.
3. Actividades
después de la visita
Reporte de la auditoría:
El auditor tiene como compromiso preparar un reporte de la
auditoría en el que refleje las observaciones y descubrimientos
que haya obtenido y explique las recomendaciones a las que haya
llegado. En el reporte debe aclararse los siguientes aspectos:
- Evaluación sobre el grado de
cumplimiento del manual del SGA, y los avances observados
de éste.
- Breve presentación del
auditor y explicación de sus cualidades para haber
realizado la auditoría.
- Fecha de la auditoría e
identificación de la empresa auditada.
- Procedimientos de la
auditoría y un listado de las herramientas utilizadas
para llevarla a cabo, lo mismo que la fecha y hora en los
que se realizaron.
- Cualquier aspecto que pueda
producir la falta de cumplimiento de alguna norma.
- Muestreos y monitoreos
realizados durante la auditoría y los resultados de
éstos
- Alguna desviación de las
condiciones operacionales mientras duró la auditoría.
- Procesos no auditados,
razones y recomendaciones del auditor.
Terminación de la auditoría:
La auditoría se da por finalizada cuando el auditado comunique
que el reporte de ésta ha sido aceptado. Las medidas correctivas
o sugerencias a las que se lleguen a raíz de la auditoría son
responsabilidad del auditado, el auditor sólo se limita a
identificarlas.
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