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Programa de Excelencia Ambiental Distrital
PROPIEDAD INTELECTUAL DEL DAMA
PREAD
SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL (SGA)
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El SGA es un sistema que busca un
acercamiento integrado, estructurado y sistemático hacia la
identificación de los impactos ambientales significativos que
pueden generar las actividades, productos y servicios de una
organización.
Una adecuada implementación del
SGA debe producir:
- Mejoramiento en el
cumplimiento de las normas y regulaciones ambientales.
- Perfeccionamiento continuo de
su SGA, con lo que progresa su desempeño ambiental.
- Implementar actividades de
prevención de la contaminación.
- Comunicación adecuada con la
comunidad, empleados y entes externos.
A continuación se mostrarán y
explicarán los principales principios del SGA, basados en la
guía ISO 14001, los cuales pueden servir de base para
implementar un adecuado sistema, aunque hay que tener en cuenta
que la empresa puede y debe revisar aspectos que crea sean
importantes y no se encuentren en la guía posterior. Como
complemento se presentan una serie de preguntas, que buscan que
los encargados de la parte ambiental de la empresa se cuestionen
y se les facilite la implementación del SGA. Para profundizar
más en el tema se pueden estudiar los criterios ISO 14001, o
cualquier texto que se refiera a un Sistema de Gestión
Ambiental.
Como documento que demuestre la
institución del SGA debe producirse un manual el cual estará al
alcance de las partes interesadas.
PRINCIPIOS SGA
- Compromiso De La Alta
Gerencia Y Liderazgo
- Revisión Ambiental
Inicial
- Política Ambiental
- Aspectos Ambientales Y
Evaluación De Impactos Ambientales Asociados
- Requerimientos Legales
- Criterios De Desempeño
Interno
- Objetivos Y Metas
Ambientales
- Programas De Gestión
Ambiental
- IMPLEMENTACIÓN Y
OPERACIÓN
- Dedicación De Recursos:
Humanos, Físicos Y Financieros
- Alineación E Integración
Del SGA
- Responsabilidad Y Asignación
De La Responsabilidad
- Conciencia Ambiental Y
Motivación
- Conocimiento, Habilidades Y
Entrenamiento
- Comunicación E Informes
- Documentación Del SGA
- Controles Operacionales
- Preparación Y Respuesta Ante
Emergencias
- Monitoreo Y Medición
- (Desempeño Actual)
- Acciones Preventivas Y
Correctivas
- Registros Del SGA Y Manejo De
Información
- Auditorías Del Sistema De
Gestión Ambiental
- Revisión Del Sistema
De Gestión Ambiental
- Mejoramiento Continuo
I.
COMPROMISO Y POLÍTICA
- Compromiso De La Alta
Gerencia Y Liderazgo
El primer paso al desarrollar un
SGA es obtener el compromiso de la alta gerencia, de mejorar su
administración ambiental en el manejo de sus actividades,
productos y servicios. Dentro de la política ambiental debe
reflejarse el compromiso de la alta gerencia de cumplir las leyes
aplicables y de mejorar continuamente.
- ¿Existe acuerdo en el nivel
gerencial: misión, valores, objetivos y metas?
- ¿La alta gerencia participa
en actividades ambientales, ej. comités ambientales,
metas ambientales?
- ¿La alta gerencia es
responsable del mantenimiento, revisión regular, y del
éxito del programa ambiental?
- Revisión Ambiental Inicial
Por medio de ésta se determinará
el estado actual de la compañía respecto al medio ambiente, lo
que será importante para el posterior estudio y la
identificación de los pasos a seguir y de las necesidades de la
empresa.
- ¿Se han identificado los
requerimientos legislativos y regulatorios?
- ¿Se han identificado los
aspectos ambientales, impactos ambientales
significativos, y los pasivos contingentes ambientales?
- ¿Se han evaluado y
documentado los temas ambientales significativos?
- ¿Se ha comparado el
desempeño ambiental con criterios internos relevantes,
estándares externos, regulaciones, códigos, mejores
prácticas y se han seleccionado principios y guías?
- ¿Se han revisado las
prácticas y procedimientos ambientales?
- ¿Se han identificado las
políticas y procedimientos para manejar los suministros
y actividades contractuales?
- ¿Se han identificado
incidentes previos de ausencia de cumplimiento?
- ¿Se han identificado
oportunidades competitivas y costo-efectivas, ej.
Maximización del costo de reconversión?
- ¿Cómo ha sido tomado en
cuenta el punto de vista de las terceras partes
interesadas, ej. ONG’s, DGO’s, comisionados
para el ambiente y el desarrollo sostenible, comités
parlamentarios, empleados, etc.?
- ¿Se han revisado funciones o
actividades de otros sistemas organizacionales que puedan
permitir o impedir el desempeño ambiental?
La política ambiental es la
declaración por parte de la organización de sus intenciones y
principios en relación con su desempeño ambiental global, que
le sirve de marco para la acción y para fijar sus objetivos y
metas ambientales. Por medio de ésta se puede implementar y
mejorar el SGA de la compañía.
- ¿Es la política ambiental
una clara expresión de la misión, visión, valores, y
procesos de la organización?
- ¿La política ambiental
está de acuerdo con las actividades, productos y
servicios de la organización?
- ¿La política conduce hacia
el logro de objetivos y metas ambientales?
- ¿La política guía a la
organización hacia el monitoreo de las mejores
tecnologías disponibles y prácticas gerenciales?
- ¿La política establece el
compromiso de la organización en monitorear y definir el
cumplimiento o superación de los requerimientos legales?
- ¿La política incluye el
compromiso al mejoramiento continuo y a la prevención de
la contaminación?
- ¿La política ambiental
está en coordinación con otras políticas
organizacionales, como la de calidad, la de salud, la de
seguridad ocupacional, etc.?
- ¿La política refleja los
requerimientos de las terceras partes interesadas?
¿Cómo es ésta comunicada a las terceras partes
interesadas?
- ¿La política enfatiza en
tanto en beneficios como en los costos?
- ¿La política es revisada
periódicamente?
II.
PLANIFICACIÓN
- Aspectos Ambientales Y
Evaluación De Impactos Ambientales Asociados
La organización debe establecer y
mantener unos procedimientos para identificar los aspectos
ambientales significativos que podrían considerarse prioritarios
para el SGA, y que pueden causar un impacto representativo en el
ambiente.
- ¿Cómo se han analizado los
cambios positivos o negativos en el ambiente resultado de
las actividades productos y servicios de la
organización?
- ¿Cómo afectarían los
aspectos ambientales y sus impactos asociados cualquier
intento de cambio o adición de actividades, productos o
servicios?
- ¿Cuál es la importancia o
severidad de los impactos ambientales potenciales en caso
de falla?
- ¿Cuáles es la frecuencia de
los impactos ambientales?
- ¿Cuál es el significado de
los aspectos ambientales considerando impactos,
probabilidad, severidad, y frecuencia?
- ¿Son los impactos
ambientales locales, regionales o globales?
Las empresas están comprometidas
a cumplir la normatividad ambiental, por lo cual es prioritario
que éstas tengan un procedimiento para identificar y tener
acceso a los requerimientos legales, que sean aplicables a sus
aspectos ambientales.
- ¿La organización ha
identificado y entendido los requerimientos regulatorios
aplicables a sus actividades, productos o servicios?
(¿Ha contactado servicios legales de su departamento
para guía adicional?)
- ¿La organización ha
establecido una lista de todas las leyes y regulaciones
pertinentes a sus actividades, productos y servicios?
- ¿Cómo mantiene al día la
organización los requisitos legales y otros (los del
PREAD por ejemplo)?
- ¿Cómo responde la
organización a los requerimientos legales de informar a
los consumidores o distribuidores sobre los riesgos
ambientales, seguridad, transporte adecuado, uso,
almacenamiento y disposición de sus productos?
- ¿Cómo la organización
responde a los requerimientos legales sobre informar a
los transportadores sobre los métodos de transporte
adecuados, riesgos ambientales potenciales y medidas de
respuesta en caso de emergencia?
- ¿Cómo la organización
comunica a sus empleados la información relevante sobre
aspectos legales y otros requerimientos?
- Criterios De Desempeño
Interno
Estos se aplicarán cuando la
normatividad externa no satisfaga las necesidades de la
organización en su búsqueda del mejoramiento continuo.
- ¿Los criterios internos,
junto con los estándares externos cuando existen,
definen el desempeño requerido para cumplir con las
políticas, objetivos, y metas de la organización?
- ¿La organización ha
desarrollado un plan de prevención de la contaminación
en concordancia con las normas distritales?
- Objetivos Y Metas Ambientales
Un objetivo ambiental es un
propósito global, que surge de la política ambiental y que
sirve de herramienta para llevar a cabo esta política. Las metas
nacen de estos objetivos, y son requisitos detallados de
desempeño, cuantificables cuando sea posible, que se necesitan
cumplir para lograr los objetivos propuestos. Estos objetivos y
metas deben ser consistentes con la política ambiental.
- ¿Los objetivos y metas
ambientales de la organización están establecidas en el
contexto de la política?
- ¿Los objetivos y metas
ambientales de la organización reflejan los aspectos
ambientales, los impactos ambientales significativos y
los requerimientos legales?
- ¿Son los objetivos y metas
ambientales de la organización medibles?
- ¿Los objetivos y metas
ambientales de la organización son establecidos con el
consentimiento de la gente que es responsable de
alcanzarlos?
- ¿Los objetivos y metas
ambientales de la organización consideran los puntos de
vista de las partes interesadas y objetivos
gubernamentales más amplios, ej. equidad en los
empleados?
- ¿Los objetivos y metas
ambientales son revisados y modificados regularmente para
reflejar mejoramiento deseable en el desempeño
ambiental?
- ¿Los objetivos y metas de la
organización son diseñados para capturar oportunidades
de negocios así como los pasivos?
- ¿Cómo se comunican los
objetivos y metas ambientales al interior de la
organización?
- ¿Cómo los logros de
objetivos y metas ambientales de la organización se
relacionan con el sistema de recompensas en todos los
niveles de la empresa?
- Programas De Gestión
Ambiental
Como mecanismo para lograr los
objetivos y metas ambientales deben establecerse programas
ambientales, los cuales deben identificar acciones específicas a
seguir. Estos programas deben ser flexibles para adecuar nuevos
desarrollos y actividades, o cambios que se presenten en la
organización, motivo por el cual deben ser revisados
regularmente.
- ¿Existe en la organización
un proceso para el desarrollo de programas de gestión
ambiental?
- ¿El proceso de planeación
ambiental involucra a todas las partes?
- ¿El programa de gestión
ambiental está relacionado con las políticas y
objetivos de la organización?
- ¿El programa de gestión
ambiental se integra con el plan de negocios y es
aprobado en el nivel gerencial?
- ¿El programa de gestión
ambiental es periódicamente examinado y actualizado por
la alta gerencia cuando es necesario?
- ¿Cómo el programa de
gestión ambiental trata los temas de recurso,
responsabilidades, tiempos y prioridades?
- ¿El programa de gestión
ambiental esta totalmente integrado con la política
ambiental?
- ¿El programa de gestión
ambiental es monitoreado actualmente como parte de un
proceso operacional?
III.
IMPLEMENTACIÓN Y OPERACIÓN
A. Asegurar La
Capacidad
Para la consecución de los
objetivos y metas propuestos, la organización debe disponer de
recursos tanto humanos, como físicos y financieros.
- ¿Hay adecuados recursos
disponibles para desarrollar un programa de gestión
ambiental de largo - plazo?
- ¿Cómo la organización
identifica y asigna los recursos humanos, técnicos y
financieros necesarios para cumplir con sus objetivos y
metas ambientales, incluyendo los nuevos proyectos?
- ¿Cómo la organización
evalúa los recursos requeridos (humanos, técnicos y
financieros) asociados con el capital del proyecto?
- ¿Qué procedimientos han
sido desarrollados para el seguimiento de los costos y
beneficios de las actividades ambientales?
- ¿Cómo las ideas y los
recursos son compartidos con otras organizaciones,
incluyendo contratistas, proveedores, y consumidores,
cuando es posible?
- Alineación E Integración
Del SGA
Para el manejo efectivo de las
inquietudes ambientales, el SGA debe estar diseñado de manera
que esté alineado e integrado eficazmente con los elementos de
la administración existentes previamente. Algunos de estos
elementos pueden ser las políticas de la organización, los
controles operacionales, los sistemas de información, la
estructura y responsabilidad de la organización, etc.
- ¿El sistema de gestión
ambiental está integrado dentro del proceso de gestión
global del negocio?
- ¿Cómo la organización
balancea y resuelve los conflictos entre ambiente y otros
objetivos y prioridades del negocio?
- ¿Con el objetivo de
maximizar los beneficios del reporte ambiental, la
información ambiental está alineada con las direcciones
identificadas del negocio?
- Responsabilidad Y Asignación
De La Responsabilidad
Es de vital importancia que las
funciones, responsabilidad y autoridad sean definidas y
comunicadas para facilitar la gestión ambiental. Pese a que la
implementación del SGA requiere el compromiso de todos los
integrantes de la organización, la alta gerencia debe designar a
una o a varias personas que sean responsables de la parte
ambiental dentro de la compañía.
- ¿Cuáles son las
responsabilidades del personal clave que maneja,
implementa y supervisa el trabajo que afecta el ambiente?
¿Qué variedad de mecanismos es utilizado para comunicar
la responsabilidad de las terceras partes interesadas,
ej. política ambiental, periódico, cartas de
compromiso, etc.?
- ¿Las responsabilidades
ambientales son incluidas dentro del perfil profesional?
- ¿Cuál es la relación entre
la responsabilidad ambiental y el desempeño individual,
y es revisada periódicamente?
- ¿La responsabilidad global
del SGA ha sido asignada a una persona de la alta
gerencia?
- Conciencia Ambiental Y
Motivación
Como ya se aseguró anteriormente,
todos los miembros de la organización deben participar
activamente en la implementación del SGA, para lo cual la alta
gerencia debe encontrar mecanismos por los cuales se les explique
y comunique los valores ambientales de la compañía y el
compromiso de cada uno con la política ambiental. Estos
mecanismos deben encontrar la fórmula para motivar a las
personas a alcanzar los objetivos y metas ambientales, por medio
de incentivos, reconocimientos, etc.
- ¿Cómo la alta gerencia ha
establecido, reforzado y comunicado el compromiso
organizacional hacia la política ambiental?
- ¿Se han dedicado recursos
suficientes para desarrollar la concientización
ambiental?
- ¿Qué tanto los empleados
entienden, aceptan y comparten los valores ambientales de
la organización? ¿Cómo miden esto?
- ¿Cómo incluyen las
revisiones de desempeño y los sistemas de reconocimiento
y recompensa las actividades ambientales?
- ¿El compartir los valores
ambientales qué tanto motiva la acción ambiental
responsable?
- ¿Cómo los programas de
entrenamiento ambiental proporcionan los valores
ambientales en los empleados?
- ¿El plan estratégico
contiene programas de motivación para el personal?
- ¿Cómo los estándares de
suministros para proveedores comunican los valores
organizacionales?
- Conocimiento, Habilidades Y
Entrenamiento
El personal que desempeña tareas
que pueden producir impacto ambiental debe ser competente en todo
sentido. La compañía debe asegurarse de esto en el momento de
contratar al personal que trabajará con ella, así como darle el
entrenamiento necesario para el logro de los objetivos y metas
ambientales.
- ¿Cómo la organización
identifica las necesidades de entrenamiento?
- ¿Cómo se analizan las
necesidades de entrenamiento específicas para cada uno
de los cargos?
- ¿Se ha desarrollado un
programa formal de entrenamiento? ¿Es este revisado y
evaluado con regularidad y modificado si es necesario?
- ¿Los programas de
entrenamiento son utilizados para sensibilizar a los
empleados e incrementar su concientización ambiental?
- ¿El entrenamiento de todos
los empleados es responsabilidad de la alta gerencia?
- ¿La alta gerencia ha
recibido entrenamiento sobre desarrollo sostenible?
- ¿Existe un amplio soporte
para asistir a los clientes en como manejar los impactos
ambientales y contaminantes originados en sus bienes o
servicios ofrecidos?
B. Acciones De
Soporte
La organización debe establecer y
mantener procedimientos para comunicar los aspectos ambientales
entre los diferentes niveles de la organización, así como para
recibir, documentar y responder a las comunicaciones externas.
Hay que darles sustancial importancia a los informes que requiere
el programa (si la empresa miembro del PREAD decide implementar
un SGA según los criterios expuestos en este documento), como lo
son los informes anuales de desempeño
ambiental y los reportes de las visitas.
- ¿Cuál es el proceso para
recibir y responder las preocupaciones de los empleados?
- ¿Cuál es el proceso para
recibir y considerar las preocupaciones de otras partes
interesadas?
- ¿Cuál es el proceso para
comunicar la política y el desempeño ambiental?
- ¿Cómo son integradas las
comunicaciones ambientales con los reportes globales de
gerencia, ej. ¿El reporte anual incluye consideraciones
ambientales??.
- ¿Cómo son comunicados los
resultados de las auditorías y revisiones del SGA a todo
el personal apropiado en la organización?
- ¿Son apropiadas las
comunicaciones internas como soporte para el mejoramiento
continuo alrededor de los temas ambientales?
A raíz de la implementación del
SGA debe producirse un manual en el que se expliquen los
principales aspectos del sistema, así como comunicar donde se
puede encontrar más información respecto al sistema, para el
que quiera profundizar. Asimismo, se debe tener un control
estricto a toda la documentación referente a la gestión
ambiental, como los informes anuales y los reportes de las
visitas y auditorías.
- ¿Cómo son identificados,
documentados, comunicados y revisados los procesos
ambientales gerenciales?
- ¿Tiene la organización
permanente referencia de la existencia, implementación y
mantenimiento del SGA?
- ¿Cómo la documentación del
SGA se integra a la documentación existente?
- ¿Cómo la documentación del
SGA es actualizada para reflejar los cambios en el SGA?
- ¿Cómo es el acceso de los
empleados a la documentación del SGA para conducir las
actividades de su trabajo?
- ¿Cuáles son los
procedimientos que garantizan que los documentos sea
localizados, actualizados, revisados y aprobados?
- ¿Son los documentos
obsoletos retirados con prontitud, y los que se preservan
con propósitos legales se pueden identificar
fácilmente?
Para garantizar que el nivel de
desempeño ambiental es consistente con la política ambiental,
los objetivos y las metas, hay que desarrollar procedimientos y
controles operacionales.
- ¿Están los controles
operacionales integrados al sistema de control global,
ej. Integra el sistema de gastos de capital
consideraciones ambientales?¿ Los controles
operacionales son entendidos y aplicados por todos los
empleados involucrados en la gestión ambiental?
- ¿Los controles operacionales
requieren que los contratistas cumplan con las
reglamentaciones ambientales cuando trabajan para las
organizaciones?
- ¿Los controles operacionales
aseguran que se le dará preferencia a aquellos
proveedores que cumplan con las reglamentaciones legales
ambientales, de salud y seguridad ocupacional, así como
con las políticas y estándares ambientales de la
organización?
- Preparación Y Respuesta Ante
Emergencias
La empresa debe establecer
prácticas para identificar y responder ante situaciones de
emergencia y accidentes, al igual que para prevenir y mitigar su
impacto ambiental. Un plan de contingencia sería un buen
mecanismo para llevar a cabo esto.
- ¿El plan de emergencia es
revisado regularmente para asegurar que cumple con los
requerimientos?
- ¿Es el plan de emergencia
documentado y además identifica los posibles riesgos?
- ¿Se están realizando
simulaciones de emergencia y respuesta ante emergencias?
C. Medición y
Evaluación
(Desempeño actual)
Las características claves de las
operaciones y actividades de la empresa que puedan tener
injerencia ambiental deben ser regularmente monitoreadas y
medidas, dejando como sustento los registros y datos obtenidos en
estas operaciones. Este trabajo es importante en el sentido que
puede dar información de cómo van las metas ambientales, si se
ha progresado o por el contrario se está estancado, para luego
tomar las medidas correctivas necesarias. Igualmente, si se
descubren anomalías o factores de incumplimiento hay que
reportarlos en el informe anual y buscar la forma de solucionar
estos inconvenientes.
- ¿Cómo se monitorea
regularmente el desempeño ambiental?
- ¿Cómo se han implementado
los indicadores de desempeño ambiental relativos a los
objetivos y metas de la organización? ¿Cuáles son?
- ¿Cuáles son los controles
de proceso establecidos para calibrar, muestrear la
medición y monitorear los equipos y sistemas
regularmente?
- ¿Cómo los resultados de los
monitoreos son documentados y distribuidos a tiempo a los
representantes apropiados de la alta gerencia?
- ¿Cuál es el proceso que
evalúa periódicamente el cumplimiento de los
requerimientos legales y otros requerimientos?
- Acciones Preventivas Y
Correctivas
Estas pueden derivarse de los
monitoreos y mediciones, así como de otros procesos normales de
control. Estas acciones deben ser adecuadas a la magnitud de los
problemas y proporcional al posible daño ambiental.
- ¿Tiene la organización
procedimientos para definir la responsabilidad y
autoridad para manejar e investigar la no-conformidad con
el programa?
- ¿Cuál es el proceso que
tiene la organización para documentar los hallazgos,
conclusiones y recomendaciones alcanzadas como resultado
de las revisiones y auditorías del SGA?
- ¿Cuál proceso tiene la
organización para identificar las acciones preventivas y
correctivas y su mejora?
- ¿La gerencia asegura que las
medidas preventivas y correctivas son implementadas y que
existe un seguimiento sistemático?
- Registros Del SGA Y Manejo De
Información
Es bueno mantener información de
cómo va el SGA, por lo cual los registros se deben guardar de
forma que se puedan recuperar fácilmente, dependiendo de los
tiempos de conservación previamente establecidos. Estos papeles
pueden incluir registros de entrenamientos, requisitos legales,
permisos, aspectos ambientales, datos de monitoreo, etc.
- ¿Qué información ambiental
necesita la organización para manejar de una manera
efectiva, y como obtiene esta información?
- ¿Qué capacidad tiene la
organización para identificar y seguir los indicadores
de desempeño claves y otra información necesaria para
alcanzar sus objetivos?
- ¿Está el sistema de
información en capacidad de demostrar hasta que punto se
está cumpliendo con las políticas y que tanto se
cumplen los objetivos y criterios de desempeño
planeados?
- ¿Cómo el sistema de
información gerencial de la organización pone la
información a disposición de la gente que la necesita?
- ¿Es frecuentemente revisada
y actualizada la información ambiental? ¿Cómo?
- Auditorías Del Sistema De
Gestión Ambiental
Las auditorías del SGA se deben
realizar periódicamente para determinar si el SGA implementado se ha llevado a cabo de forma correcta.
Éstas auditorías pueden ser realizadas por personal de la
organización o por un organismo externo, dependiendo de las
necesidades de la misma.
Las pautas para la realización de
la auditoría del SGA deben ser formuladas por la empresa y el
ente auditor, exponiendo claramente los objetivos y los
resultados a los que se quiere llegar con la misma. Como
complemento el PREAD ha diseñado una Guía para las Auditorías
Ambientales.
IV.
REVISIÓN Y MEJORAMIENTO
- Revisión Del Sistema De
Gestión Ambiental
Para garantizar el buen desarrollo
del SGA, la alta gerencia debe revisar a intervalos periódicos
el desempeño del mismo, aunque conviene que el estudio de los
distintos aspectos lo realice el nivel de administración que los
haya definido. Esta revisión debe incluir una evaluación a la
política ambiental, al grado de cumplimiento de los objetivos y
las metas, a los resultados de las auditorías, y demás asuntos
que sean relevantes.
- ¿Cómo se revisa
periódicamente el SGA?
- ¿Cómo se involucra la gente
apropiada en la revisión y seguimiento del SGA?
- ¿Cómo se toman en cuenta
los puntos de vista de las terceras partes interesadas?
- ¿Se documenta este proceso
de revisión?
Por medio de la revisión se llega
al mejoramiento continuo, al tomar en cuenta los puntos que
necesitan cambios, y llevar a cabo las acciones para alcanzar
este mejoramiento.
- ¿Cómo identifica la
organización áreas para medidas preventivas y
correctivas y para el mejoramiento?
- ¿Cómo verifican las
organizaciones que las medidas correctivas, preventivas y
de mejoramiento son eficientes y oportunas?
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